Conociendo el Centro de Informática

Estructura Organizacional del Centro de Informática

El Centro de Informática (CI) es el ente promotor y facilitador de servicios de tecnología de la Información y telecomunicaciones (TICs) de la Universidad de Costa Rica. Brinda sus servicios a todas las unidades y entidades que requieran de un servicio en las áreas que le competan. La arquitectura de procesos y la estructura organizacional para un proveedor de servicios en TICs como el CI, es altamente específica y representa un aspecto crítico para su eficiencia y la dotación de productos y servicios a los usuarios.

Para el CI se usa un modelo que sustenta una estructura de agrupación de áreas de proceso y procesos funcionales basados en el marco de referencia eTOM, acorde con las características de un proveedor de servicios de esta índole, aplican y se enmarcan adecuadamente para definir el Centro de Informática en los aspectos organizacionales y de procesos.

A continuación, se muestra el diagrama con la estructura organizacional del CI:

Gestores de Tecnologías de la Información

Las personas Gestoras de Tecnologías de la Información (GTI) o personal Administrador de Recursos Informáticos Desconcentrados, son las personas encargadas de la gestión y monitoreo de la plataforma de acceso, herramientas de trabajo informáticas, sistemas de telecomunicaciones y la administración del hardware y software de cada entidad institucional (unidad, centro, facultad, escuela y afines) en la que está asignado. Se rigen por la normativa, procesos técnicos, especificaciones de diseño y de desarrollo, relativos a tecnologías de la información y las comunicaciones emitidas por el Centro de Informática.

Se espera que el personal GTI actúe conforme a las normas de ética profesional dictadas por el Colegio de Profesionales en Informática y Computación (CPIC), y por aquellas que disponga el Centro de Informática para garantizar la buena conducta, el respeto, la integridad, la confidencialidad y la calidad profesional en los productos y servicios que brinda a los usuarios.

Los lineamientos y marcos de trabajo que el CI desarrolla son del conocimiento y aplicación obligatoria para los Gestores de TI, para ello deben cumplir con las capacitaciones y el desarrollo de conocimiento que este mismo Centro determine.

Las actividades que se desarrollan en cada entidad institucional relacionadas con la gestión de Tecnologías de la Información, son muy diversas; su amplitud incluye desde el manejo básico de instalación de sistemas operativos y aplicaciones, la configuración de la salida externa a redes y la navegación por Web, asignación de cuentas y el desarrollo de aplicaciones en servidores propios de la entidad, entre otros.

Es necesario contar con personal competente para estas actividades en cada una de las entidades institucionales, las cuales, por su diversidad y complejidad, nos exige poder determinar diferentes perfiles de personal con capacidades y conocimientos de acuerdo a las funciones y los equipos bajo su responsabilidad, de manera que se adecuen a las necesidades específicas de cada entidad.

La Oficina de Recursos Humanos (ORH) por medio del Manual Descriptivo de Cargos describe de manera estructurada, las responsabilidades, funciones, requisitos y competencias asociadas a cada cargo dentro dentro de la organización.

En el caso de Gestión de Tecnologías de la Información a continuación se reseña una lista de los perfiles asociados a las TI y las actividades asociadas a los puestos. Cabe señalar que las actividades se realizan de acuerdo a las necesidades de la entidad institucional en que la persona Gestora de TI se desempeña.

Tabla 1. Perfil Técnico y sus actividades

Perfil	Actividades esenciales del puesto
Técnico	Controla el préstamo de equipo (multimedia y de cómputo), instalaciones y material audiovisual.
	Brinda soporte técnico informático y evacua consultas de usuarios en cuanto a redes, seguridad, sistemas operativos, portal universitario y otras aplicaciones. Capacita a los usuarios en los sistemas de la Unidad
	Configura cuentas a usuarios en sistemas propios de la dependencia, servidores y acceso remoto digital.
	Procesa información, genera archivos y reportes y ejecuta programas. Envía archivos con información.
	Verifica el funcionamiento de los equipos de cómputo asignados a usuarios y de laboratorios. Asiste enla instalación del equipo audiovisual.
	Realiza mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo.
	Realiza instalaciones, configuraciones y actualizaciones de software y equipos especializados propios de la dependencia e instala hardware y desarma equipos para evaluar o descartar daños.
	Envía a la unidad responsable de mantenimiento cuando corresponde. Brinda seguimiento a la reparación de equipos
	Administra y configura servidores.
	Realiza respaldos, genera y actualiza información en base de datos.
	Reporta fallas en los servidores y equipos auxiliares.
	Brinda apoyo en la administración la página Web de la dependencia.  Realiza actualizaciones, digita información, crea vínculos y propone mejoras.
	Lleva control de los equipos de computo, impresoras, scanners, entre otros, asignados a la dependencia.
	Mantiene actualizada base de datos con información de cada equipo, direcciones IP, sistemas operativos, usuarios responsables, garantías, entre otros.
	Transfiere y procesa información de ambiente Windows a otros ambientes. Generar archivos y reportes, y ejecutar programas de la información procesada. Lleva y consulta bitácoras de los procesos. Envía archivos con información.
	Diseña y desarrolla programas de baja complejidad. Implementa aplicaciones. Aplica procesos existentes para recuperación de información en caso necesario.
	Colabora en el trámite de adquisición de equipo de cómputo, telecomunicaciones, audiovisual, software, repuestos o accesorios, solicita cotizaciones, analiza configuraciones y emite recomendaciones técnicas. Realiza especificaciones de garantías, certificaciones de calidad y calificaciones de carteles de licitación.
	Revisa técnicamente las ofertas escritas de oferentes de cotizaciones o licitaciones. Elabora informe para solicitar aclaraciones o subsanaciones y redacta informe técnico. Realiza pruebas de rendimiento a equipos.
	Verifica garantía de equipos, contacta proveedores, lleva control y brinda seguimiento a la reparación de equipos.
	Revisión y aprobación del equipo y software según cartel de licitación
	Realiza investigación de estándares de la industria.
	Edita el video y audio grabado y lo reproduce para ser entregado al usuario.

Tabla 2. Perfiles profesionales y sus actividades

Profesional	Realiza labores tendientes a la administración de la infraestructura de red y de servidores, tales como: definir perfil, crear, asignar o eliminar cuentas de acceso, respaldar información, monitorear y asegurar su adecuado funcionamiento, entre otras.
	Analiza solicitudes de creación o actualización de bases de datos y sistemas de información específicos, determina requerimientos y desarrolla e implementa aplicaciones, según se requiera.
	Realiza pruebas a las aplicaciones para validar su funcionamiento y elabora el Manual de Usuario correspondiente.
	Diseña, desarrolla, administra y brinda mantenimiento a sitios Web.
	Analiza, determina y recomienda la compra de equipo, de conformidad con los requerimientos de la Unidad en que se ubique.
	Capacita y orienta a los usuarios en la utilización de sistemas, aplicaciones en software y hardware, cuando sea necesario.
	Realiza respaldos de información periódicamente o cuando se requiera, y asegura su adecuada custodia.
	Instala o actualiza software y hardware, cuando así se requiera.
	Produce material multimedia (animaciones, presentaciones, aplicaciones interactivas, entre otros) como apoyo a actividades docentes, administrativas o de investigación.
	Emite informes relacionados con el quehacer del puesto.
	Brinda soporte logístico a congresos, talleres, charlas, capacitaciones, ferias, expo, entre otros.
	Realiza la planificación de proyectos informáticos de acuerdo con las necesidades de las dependencias, los objetivos y alcances de dichos proyectos.
	Define la arquitectura de sistemas informáticos asignados y funge como líder técnico de los proyectos.
	Define estándares de bases de datos y programación.
	Detecta, determina o analiza la factibilidad, los requerimientos informáticos y de los usuarios respecto a la creación de un sistema o aplicación, y determina las actividades a realizar según se requiera.
	Recopila información y documentación relacionada para el desarrollo o actualización del sistema o aplicación.
	Determina el impacto de situaciones relacionadas con el sistema y determina requerimientos inmediatos o futuros para su adecuado funcionamiento
	Prepara el diseño, desarrolla la aplicación, presenta avances cuando así se requiera y prueba su funcionamiento
Profesional	Recopila información y documentación relacionada para el desarrollo o actualización del sistema o aplicación
	Determina el impacto de situaciones relacionadas con el sistema y determina requerimientos inmediatos o futuros para su adecuado funcionamiento.
	Prepara el diseño, desarrolla la aplicación, presenta avances cuando así se requiera y prueba su funcionamiento.
	Elabora Manual del Usuario y otros documentos relacionados, y monitorea, actualiza o instala las aplicaciones informáticas según se requiera
	Calendariza y ejecuta procesos relacionados con los sistemas desarrollados.
	Participa activamente en Comisiones de trabajo institucionales, relacionadas con las actividades de su puesto
	Diseña, desarrolla y brinda mantenimiento a páginas Web interactivas o dinámicas
	Administra y gestiona proyectos de desarrollo de aplicaciones o sistemas: determina o analiza la factibilidad, los requerimientos informáticos y de los usuarios respecto a la creación de un sistema o aplicación, y determina las actividades a realizar según se requiera, coordina su desarrollo
	Monitorea, actualiza o instala las aplicaciones informáticas según se requiera
	Coordina y ejecuta el desarrollo de planes de mantenimiento preventivo, gestiona mantenimiento correctivo para asegurar la operación continua de los equipos
	Administra el inventario de licencias de software de la Unidad
	Desarrolla actividades tendientes a la promoción del adecuado uso de equipos y la seguridad y resguardo de información sustantiva de cada dependencia
	Supervisa y administra los servidores y sistemas informáticos.
	Elabora y ejecuta el presupuesto de tecnologías de información
	Administra el inventario de activos relacionados con la gestion de su puesto
	Coordina el cruce de información y el enlace de actividades y procesos con otras dependencias relacionadas
	Actualiza parámetros, limpia estructuras e incluye o modifica la información de los sistemas, cuando así se requiera.
	Realiza las aplicaciones a los datos, según corresponda, verifica el comportamiento de las modificaciones realizadas, detecta inconsistencias y de ser necesario, corrige el proceso.
Profesional	Analiza aspectos financieros, técnicos, operacionales y legales relacionados con el desarrollo de un sistema y redes de comunicación, en concordancia con los intereses de los usuarios y de la institución.
	Analiza los requerimientos técnicos de los usuarios y define estrategias técnicas, de servicio, calidad y seguridad para el diseño y administración de sistemas de información institucional y redes de comunicación.
	Identifica objetivos, tareas, secuencias, recursos requeridos y tiempos de ejecución para el desarrollo del proyecto.
	Controla la ejecución de actividades de desarrollo y mantenimiento de sistemas y redes de comunicación, de conformidad con el calendario establecido, recibe y verifica informes parciales e identifica situaciones de riesgo para realizar los ajustes requeridos
	Crea estructuras para bases de datos, realiza ajustes a las existentes, crea relaciones entre estructuras, genera estrategias de respaldo y recuperación de datos y define procedimiento para su adecuado manejo
	Coordina el diseño de sistemas y su adecuado desarrollo e implantación.
	Realiza diversas pruebas a los sistemas elaborados, de conformidad con los ajustes que se realicen y mantiene un control de los cambios realizados a las aplicaciones, según se requiera.
	Coordina la ejecución de cambios y mejoras, verifica los ajustes realizados a la aplicación, analiza los resultados, comunica la realización de ajustes cuando se requiera y aprueba los cambios realizados.
	Ejecuta acciones para la evaluación de la implementación del sistema o red, de conformidad con el criterio del usuario, las especificaciones y los requerimientos establecidos
	Administra bases de datos, asegurando su integridad, uso, acceso, calidad, interacción con otras bases de datos institucionales, respaldos y mecanismos de contingencia en situaciones especiales.
	Emite fuentes de datos tanto al interno como al externo de la institución, relacionadas con la información que administra e informes relacionados con el quehacer del puesto.