Conociendo el Centro de Informática

Estructura Organizacional del Centro de Informática

El Centro de Informática (CI) es el ente promotor y facilitador de servicios de tecnología de la Información y telecomunicaciones (TICs) de la Universidad de Costa Rica. Brinda sus servicios a todas las unidades y entidades que requieran de un servicio en las áreas que le competan. La arquitectura de procesos y la estructura organizacional para un proveedor de servicios en TICs como el CI, es altamente específica y representa un aspecto crítico para su eficiencia y la dotación de productos y servicios a los usuarios.

Para el CI se usa un modelo que sustenta una estructura de agrupación de áreas de proceso y procesos funcionales basados en el marco de referencia eTOM, acorde con las características de un proveedor de servicios de esta índole, aplican y se enmarcan adecuadamente para definir el Centro de Informática en los aspectos organizacionales y de procesos.

A continuación, se muestra el diagrama con la estructura organizacional del CI:

Gestores de Tecnologías de la Información

Las personas Gestoras de Tecnologías de la Información (GTI) o personal Administrador de Recursos Informáticos Desconcentrados, son las personas encargadas de la gestión y monitoreo de la plataforma de acceso, herramientas de trabajo informáticas, sistemas de telecomunicaciones y la administración del hardware y software de cada entidad institucional (unidad, centro, facultad, escuela y afines) en la que está asignado. Se rigen por la normativa, procesos técnicos, especificaciones de diseño y de desarrollo, relativos a tecnologías de la información y las comunicaciones emitidas por el Centro de Informática.

Se espera que el personal GTI actúe conforme a las normas de ética profesional dictadas por el Colegio de Profesionales en Informática y Computación (CPIC), y por aquellas que disponga el Centro de Informática para garantizar la buena conducta, el respeto, la integridad, la confidencialidad y la calidad profesional en los productos y servicios que brinda a los usuarios.

Los lineamientos y marcos de trabajo que el CI desarrolla son del conocimiento y aplicación obligatoria para los Gestores de TI, para ello deben cumplir con las capacitaciones y el desarrollo de conocimiento que este mismo Centro determine.

Las actividades que se desarrollan en cada entidad institucional relacionadas con la gestión de Tecnologías de la Información, son muy diversas; su amplitud incluye desde el manejo básico de instalación de sistemas operativos y aplicaciones, la configuración de la salida externa a redes y la navegación por Web, asignación de cuentas y el desarrollo de aplicaciones en servidores propios de la entidad, entre otros.

Es necesario contar con personal competente para estas actividades en cada una de las entidades institucionales, las cuales, por su diversidad y complejidad, nos exige poder determinar diferentes perfiles de personal con capacidades y conocimientos de acuerdo a las funciones y los equipos bajo su responsabilidad, de manera que se adecuen a las necesidades específicas de cada entidad.

La Oficina de Recursos Humanos (ORH) por medio del Manual Descriptivo de Cargos describe de manera estructurada, las responsabilidades, funciones, requisitos y competencias asociadas a cada cargo dentro dentro de la organización.

En el caso de Gestión de Tecnologías de la Información a continuación se reseña una lista de los perfiles asociados a las TI y las actividades asociadas a los puestos. Cabe señalar que las actividades se realizan de acuerdo a las necesidades de la entidad institucional en que la persona Gestora de TI se desempeña.

Tabla 1. Perfil Técnico y sus actividades

Perfil	Actividades esenciales del puesto
Técnico	Controla el préstamo de equipo (multimedia y de cómputo), instalaciones y material audiovisual.
	Brinda soporte técnico informático y evacua consultas de usuarios en cuanto a redes, seguridad, sistemas operativos, portal universitario y otras aplicaciones. Capacita a los usuarios en los sistemas de la Unidad
	Configura cuentas a usuarios en sistemas propios de la dependencia, servidores y acceso remoto digital.
	Procesa información, genera archivos y reportes y ejecuta programas. Envía archivos con información.
	Verifica el funcionamiento de los equipos de cómputo asignados a usuarios y de laboratorios. Asiste enla instalación del equipo audiovisual.
	Realiza mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de cómputo.
	Realiza instalaciones, configuraciones y actualizaciones de software y equipos especializados propios de la dependencia e instala hardware y desarma equipos para evaluar o descartar daños.
	Envía a la unidad responsable de mantenimiento cuando corresponde. Brinda seguimiento a la reparación de equipos
	Administra y configura servidores.
	Realiza respaldos, genera y actualiza información en base de datos.
	Reporta fallas en los servidores y equipos auxiliares.
	Brinda apoyo en la administración la página Web de la dependencia.  Realiza actualizaciones, digita información, crea vínculos y propone mejoras.
	Lleva control de los equipos de computo, impresoras, scanners, entre otros, asignados a la dependencia.
	Mantiene actualizada base de datos con información de cada equipo, direcciones IP, sistemas operativos, usuarios responsables, garantías, entre otros.
	Transfiere y procesa información de ambiente Windows a otros ambientes. Generar archivos y reportes, y ejecutar programas de la información procesada. Lleva y consulta bitácoras de los procesos. Envía archivos con información.
	Diseña y desarrolla programas de baja complejidad. Implementa aplicaciones. Aplica procesos existentes para recuperación de información en caso necesario.
	Colabora en el trámite de adquisición de equipo de cómputo, telecomunicaciones, audiovisual, software, repuestos o accesorios, solicita cotizaciones, analiza configuraciones y emite recomendaciones técnicas. Realiza especificaciones de garantías, certificaciones de calidad y calificaciones de carteles de licitación.
	Revisa técnicamente las ofertas escritas de oferentes de cotizaciones o licitaciones. Elabora informe para solicitar aclaraciones o subsanaciones y redacta informe técnico. Realiza pruebas de rendimiento a equipos.
	Verifica garantía de equipos, contacta proveedores, lleva control y brinda seguimiento a la reparación de equipos.
	Revisión y aprobación del equipo y software según cartel de licitación
	Realiza investigación de estándares de la industria.
	Edita el video y audio grabado y lo reproduce para ser entregado al usuario.

Tabla 2. Perfiles profesionales y sus actividades

Profesional	Realiza labores tendientes a la administración de la infraestructura de red y de servidores, tales como: definir perfil, crear, asignar o eliminar cuentas de acceso, respaldar información, monitorear y asegurar su adecuado funcionamiento, entre otras.
	Analiza solicitudes de creación o actualización de bases de datos y sistemas de información específicos, determina requerimientos y desarrolla e implementa aplicaciones, según se requiera.
	Realiza pruebas a las aplicaciones para validar su funcionamiento y elabora el Manual de Usuario correspondiente.
	Diseña, desarrolla, administra y brinda mantenimiento a sitios Web.
	Analiza, determina y recomienda la compra de equipo, de conformidad con los requerimientos de la Unidad en que se ubique.
	Capacita y orienta a los usuarios en la utilización de sistemas, aplicaciones en software y hardware, cuando sea necesario.
	Realiza respaldos de información periódicamente o cuando se requiera, y asegura su adecuada custodia.
	Instala o actualiza software y hardware, cuando así se requiera.
	Produce material multimedia (animaciones, presentaciones, aplicaciones interactivas, entre otros) como apoyo a actividades docentes, administrativas o de investigación.
	Emite informes relacionados con el quehacer del puesto.
	Brinda soporte logístico a congresos, talleres, charlas, capacitaciones, ferias, expo, entre otros.
	Realiza la planificación de proyectos informáticos de acuerdo con las necesidades de las dependencias, los objetivos y alcances de dichos proyectos.
	Define la arquitectura de sistemas informáticos asignados y funge como líder técnico de los proyectos.
	Define estándares de bases de datos y programación.
	Detecta, determina o analiza la factibilidad, los requerimientos informáticos y de los usuarios respecto a la creación de un sistema o aplicación, y determina las actividades a realizar según se requiera.
	Recopila información y documentación relacionada para el desarrollo o actualización del sistema o aplicación.
	Determina el impacto de situaciones relacionadas con el sistema y determina requerimientos inmediatos o futuros para su adecuado funcionamiento
	Prepara el diseño, desarrolla la aplicación, presenta avances cuando así se requiera y prueba su funcionamiento
Profesional	Recopila información y documentación relacionada para el desarrollo o actualización del sistema o aplicación
	Determina el impacto de situaciones relacionadas con el sistema y determina requerimientos inmediatos o futuros para su adecuado funcionamiento.
	Prepara el diseño, desarrolla la aplicación, presenta avances cuando así se requiera y prueba su funcionamiento.
	Elabora Manual del Usuario y otros documentos relacionados, y monitorea, actualiza o instala las aplicaciones informáticas según se requiera
	Calendariza y ejecuta procesos relacionados con los sistemas desarrollados.
	Participa activamente en Comisiones de trabajo institucionales, relacionadas con las actividades de su puesto
	Diseña, desarrolla y brinda mantenimiento a páginas Web interactivas o dinámicas
	Administra y gestiona proyectos de desarrollo de aplicaciones o sistemas: determina o analiza la factibilidad, los requerimientos informáticos y de los usuarios respecto a la creación de un sistema o aplicación, y determina las actividades a realizar según se requiera, coordina su desarrollo
	Monitorea, actualiza o instala las aplicaciones informáticas según se requiera
	Coordina y ejecuta el desarrollo de planes de mantenimiento preventivo, gestiona mantenimiento correctivo para asegurar la operación continua de los equipos
	Administra el inventario de licencias de software de la Unidad
	Desarrolla actividades tendientes a la promoción del adecuado uso de equipos y la seguridad y resguardo de información sustantiva de cada dependencia
	Supervisa y administra los servidores y sistemas informáticos.
	Elabora y ejecuta el presupuesto de tecnologías de información
	Administra el inventario de activos relacionados con la gestion de su puesto
	Coordina el cruce de información y el enlace de actividades y procesos con otras dependencias relacionadas
	Actualiza parámetros, limpia estructuras e incluye o modifica la información de los sistemas, cuando así se requiera.
	Realiza las aplicaciones a los datos, según corresponda, verifica el comportamiento de las modificaciones realizadas, detecta inconsistencias y de ser necesario, corrige el proceso.
Profesional	Analiza aspectos financieros, técnicos, operacionales y legales relacionados con el desarrollo de un sistema y redes de comunicación, en concordancia con los intereses de los usuarios y de la institución.
	Analiza los requerimientos técnicos de los usuarios y define estrategias técnicas, de servicio, calidad y seguridad para el diseño y administración de sistemas de información institucional y redes de comunicación.
	Identifica objetivos, tareas, secuencias, recursos requeridos y tiempos de ejecución para el desarrollo del proyecto.
	Controla la ejecución de actividades de desarrollo y mantenimiento de sistemas y redes de comunicación, de conformidad con el calendario establecido, recibe y verifica informes parciales e identifica situaciones de riesgo para realizar los ajustes requeridos
	Crea estructuras para bases de datos, realiza ajustes a las existentes, crea relaciones entre estructuras, genera estrategias de respaldo y recuperación de datos y define procedimiento para su adecuado manejo
	Coordina el diseño de sistemas y su adecuado desarrollo e implantación.
	Realiza diversas pruebas a los sistemas elaborados, de conformidad con los ajustes que se realicen y mantiene un control de los cambios realizados a las aplicaciones, según se requiera.
	Coordina la ejecución de cambios y mejoras, verifica los ajustes realizados a la aplicación, analiza los resultados, comunica la realización de ajustes cuando se requiera y aprueba los cambios realizados.
	Ejecuta acciones para la evaluación de la implementación del sistema o red, de conformidad con el criterio del usuario, las especificaciones y los requerimientos establecidos
	Administra bases de datos, asegurando su integridad, uso, acceso, calidad, interacción con otras bases de datos institucionales, respaldos y mecanismos de contingencia en situaciones especiales.
	Emite fuentes de datos tanto al interno como al externo de la institución, relacionadas con la información que administra e informes relacionados con el quehacer del puesto.

Lineamientos

El Centro de Informática (CI) de la Universidad de Costa Rica (UCR), en cumplimiento con lo establecido en la Resolución de Rectoría R-247-2022 y su reglamento, tiene la función primordial de emitir lineamientos, directrices, estándares y normas en el ámbito de las Tecnologías de la Información (TI). Esta potestad, conferida en el artículo 2, inciso C del citado reglamento, le permite al CI establecer el marco normativo que rige el uso, la gestión y la seguridad de los recursos tecnológicos en toda la institución, en concordancia con lo dispuesto en el Reglamento de Oficinas Administrativas.

En el apartado de lineamientos del sitio web del Centro de Informática encontrará la lista de los lineamientos vigentes, sobre los servicios de tecnología disponibles, así como la correcta gestión de los recursos tecnológicos de la Institución.

A continuación, se detalla una tabla con la información correspondiente de cada lineamiento.

Nombre del  lineamiento	Temática	Destinatarios
CI-AGC-L01 Lineamientos técnicos para el Uso aceptable de las Telecomunicaciones v2.0.pdf	Telecomunicaciones	Directores, gestores de tecnologías de información y a la comunidad universitaria
CI-AGC-L02 Lineamientos generales para la adquisición de equipos de comunicaciones v2.0.pdf	Telecomunicaciones	Directores, gestores de tecnologías de información y a la comunidad universitaria
CI-AGC-L03 Lineamientos para el uso de redes inalámbricas de la Universidad de Costa Rica.pdf	Telecomunicaciones	Personas usuarias de las redes inalámbricas
CI-AGC-L04 Lineamientos técnicos para monitoreo de la infraestructura tecnológica v2.0.pdf	Telecomunicaciones	Coordinaciones y personal del Centro de Informática
CI-AGC-L05 Lineamiento de Acceso remoto para conexión a recursos institucionales UCR.pdf	Telecomunicaciones	Usuarios del servicio VPN
CI-ADS-L01 Lineamiento general para la gestión de seguridad de la información en los sistemas de información V2.0.pdf	Seguridad Informática	Directores, gestores de tecnologías de información y a la comunidad universitaria
CI-AGI-L01 Lineamiento para el uso y control de las llaves maestreadas de cuartos de comunicación v2.0.pdf	Seguridad Informática	Funcionarios universitarios que administran llaves maestreadas
CI-URS-L04 Lineamiento técnico seguridad física y del ambiente áreas físicas - cuartos comunicación de RedUCR v 1.0.pdf	Seguridad Informática	Personal del Centro de Informática
CI-URS-L10 Lineamiento técnico para la gestión de usuarios,roles y privilegios.pdf	Seguridad Informática	Gestores de Tecnologías de Información
CI-URS-L11 Lineamiento técnico para la creación y gestión de contraseñas robustas.pdf	Seguridad Informática	Gestores de Tecnologías de Información y la Comunidad Universitaria
CI-AGS-L01 Lineamientos para el servicio de virtualización de servidores.pdf	Infraestructura tecnológica	Encargados de los servidores virtuales de las unidades usuarias
CI-AGS-L02 Lineamientos para el servicio de hospedaje de sitios Web v2.0.pdf	Infraestructura tecnológica	unidades usuarias que utilicen el servicio
CI-AGS-L05 Lineamientos tecnicos para uso de internet v2.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información y la Comunidad Universitaria
CI-AGS-L08 Lineamientos técnicos para cuentas institucionales de acceso a plataformas y sistemas.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información y la Comunidad Universitaria
CI-AGU-L01 Lineamientos generales para el uso de los laboratorios de informatica de la UCR v2.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información y la Comunidad Universitaria
CU-AGU-L02 Lineamientos técnicos para el uso de software Institucional v1.1.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información y la Comunidad Universitaria
CI-AGU-L04 Lineamientos tecnicos para instalacion y uso de Software Antivirus V2.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información y la Comunidad Universitaria
CI-AGU-L03 Lineamientos actividades técnicas del gestor o administrador de recursos informaticos desconcentrados RID V1.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información
CI-AGU-L06 Lineamiento para el uso institucional de la plataforma colaborativa v1.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Comunidad universitaria
CI-URS-L01-2014 Lineamiento tecnico para la actualizacion de equipos de computo que cuentan con SO Windows XP V1.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información
CI-URS-L03-2015 Lineamiento tecnico para la migracion de equipos de computo hacia SO Windows 10 V1.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Gestores de Tecnologías de Información
CI-URS-L05 Lineamiento Tecnico de Uso de Correo Electronico v2.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Comunidad universitaria
CI-URS-L08 Lineamientos para los Requerimientos Tecnologicos y de Comunicaciones para el Teletrabajo v2.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Comunidad universitaria
CI-URS-L13 Lineamiento para uso de dispositivos móviles institucionales y personales para conexión a recursos UCR V1.0.pdf	Infraestructura tecnológica	Comunidad universitaria

Comunicación Centro de Informática - Gestores de TI

El Centro de Informática (CI) pone a disposición de los Gestores de Tecnologías de Información (GTI) diversos canales de comunicación para facilitar la coordinación y el intercambio de información relevante. A continuación, se detallan los mecanismos disponibles:

1. Microsoft Teams

• Plataforma: Se ha creado un equipo en Microsoft Teams como espacio centralizado para la comunicación entre el CI y los GTI. Este equipo incluye a todo el personal del CI y a los GTI.
• Acceso: Los GTI pueden unirse al equipo a través del siguiente enlace: GTI - Gestores de Tecnologías de Información | General | Microsoft Teams
• Ventajas:
  • Comunicación en tiempo real.
  • Espacio colaborativo para compartir archivos y documentos.
  • Organización de la información por canales temáticos.

2. Lista de Correo Electrónico

• Dirección: La lista de distribución de correos electrónicos Rids@listas.ucr.ac.cr está disponible para que los GTI envíen consultas o información relevante de sus unidades.
• Moderación: La lista es moderada, lo que significa que los correos electrónicos enviados a la lista requieren la aprobación del personal encargado del CI antes de ser distribuidos a todos los miembros.
• Envío de Correos: Para utilizar la lista, los GTI deben enviar sus correos electrónicos a la dirección rids@listas.ucr.ac.cr, la cual debe ser incluida en el campo "Para:" del correo electrónico.
• Ventajas:
  • Canal de comunicación formal y documentado.
  • Permite la difusión de información a un gran número de destinatarios.

3. Mesa de Ayuda

• Acceso: El personal administrativo y docente de la Universidad, incluyendo los GTI, puede solicitar atención para incidentes y requerimientos a través de la mesa de ayuda.
• Credenciales: Para acceder a la mesa de ayuda, se requiere el usuario y la contraseña de la cuenta institucional.
• Ventajas:
  • Canal de comunicación formal para la gestión de incidentes y requerimientos.
  • Seguimiento y gestión de las solicitudes.

4. Apuntes (Wiki Colaborativa)

• Plataforma: Apuntes es un sitio web colaborativo tipo Wiki diseñado para facilitar la creación, edición, gestión y acceso de información relacionada con el ámbito de trabajo de los GTI.
• Acceso: La dirección principal es: Apuntes
  • Para editar o crear un nuevo artículo puede ingresar con las credenciales (usuario y contraseña) de su cuenta institucional o puede utilizar las credenciales asociadas a la cuenta de Microsoft 365 de la Universidad.
• Ventajas:
  • Plataforma para la gestión del conocimiento colectivo de los GTI.
  • Permite la colaboración en la creación y edición de contenido.
  • Facilita la búsqueda y el acceso a información relevante.

Recomendaciones

• Se recomienda a los GTI utilizar el canal de comunicación más adecuado según la naturaleza de la información que necesiten comunicar.
• Para consultas rápidas o comunicación en tiempo real, se sugiere utilizar Microsoft Teams.
• Para información formal o que requiera ser documentada, se recomienda utilizar la lista de correo electrónico.
• Para la gestión de incidentes y requerimientos, se debe utilizar la mesa de ayuda.
• Para la gestión del conocimiento y la colaboración en la creación de contenido, se recomienda utilizar la wiki colaborativa Apuntes.

El Centro de Informática espera que estos canales de comunicación sean de utilidad para los GTI y faciliten la coordinación y el intercambio de información entre ambas partes.